行政書士事務所を開業するときに最低限必要なもの

行政書士事務所を開業するときには様々なものを用意することになりますが、最低限必要なものについて、選び方についての情報と合わせて紹介します。

資金

まず必要なのは資金です。多ければ多いほど良いです。一般的には6ヶ月分の運転資金を確保しておいた方がよいと言われています。

比較的資金をかけずに開業できることも行政書士事務所の魅力ではありますが、広告費、交際費、セミナー受講料、書籍代などにどの程度の金額を投入できるかというのは、行政書士事務所経営が軌道にのるまでの期間に大きく影響します。

また、他の行政書士事務所で実務経験を積んだ人や、人脈が広い方でない人でない限り、開業直後から安定的に売上が立つことは稀です。行政書士事務所の運営資金に加えて、自分自身の生活費も合わせて確保しておく必要があるでしょう。

また、なかなか集客に苦戦しやすい開業直後の時期に、資金面で余裕があるというのは、精神衛生上計り知れないメリットがあります。ギリギリの資金繰りだと、生活のために受任すべきではないような、黒い案件を引き受けて、行政書士会から懲戒処分を受けるといったことにもなりかねません。

もちろんギリギリの資金繰りを乗り越える経験というのは、それはそれで経営者として大きな経験にはなりますが、やはりビジネスをする以上は資金が多いに越したことはありません。

PC

書類作成、メール、チャットなど、行政書士の仕事にPCは欠かせません。

中にはタブレットで代用してるという人もいるのかもしれませんが、業務効率などを総合的に考えると、やはりPCは必要だと考えます。

PCについては「行政書士のPC選び」で詳しく紹介しています。

電話、FAX

電話とFAXも必要になります。

まず電話については、市外局番のついた電話番号を使うのか、それ以外(050、080、090など)かで分かれます。

携帯電話は、プライベートで使われているものを業務に流用することにより固定費を圧縮することができますが、業務用は別の携帯電話にするのが理想です。

プライベートの携帯電話を業務で使用すると、着信があってもお客様からの電話かどうかが判断できないことがありますし、そのために気が休まらない事態に陥ることもあります。

電話に出るときに「名前を言わない」「不愛想」だとお客様からの印象は最悪ですので、業務用の携帯電話はプライベートと分けた方が良いかと思います。

また、初期対応で電話秘書サービスを利用するか、折返しは市外局番のついた番号からにするのか、携帯電話からにするのかなど、意外と検討事項が多いです。

FAXについては、不要と考えて敢えて導入しないという人もいるようですが、やはり役所の中にはどうしてもメールで対応してくれないところもあり、2020年現在でも多くの行政書士は導入しています。

最近ではメールを介してFAXの送受信ができるネットFAXを利用している人が増えているようです。

メールアドレス

顧客や同業者とのやり取りは、チャットツールなども普及してきましたが、やはりまだ電子メールが広く利用されています。そのため、業務用のメールアドレスは必要です。

様々な意見があるところですが、やはりプロバイダから付与されるものやGmailなどではなく、独自ドメインで用意するのが望ましいのではないでしょうか。

独自ドメインについては、「行政書士事務所のホームページと独自ドメイン」で詳しく解説しています。

プリンター、スキャナー

行政書士業務にもオンライン申請が少しずつ増えてきてはいますが、まだまだ書面での申請が主流なので、プリンターとスキャナーは必須です。

個人事務所であれば家庭用のA4対応の複合機で十分ですが、インクジェットプリンターは、印刷スピードが遅かったり、にじみやすかったりするので、レーザープリンターをオススメします。Brother製のものを使っている人が多いようです(2~3万円から購入可能なものもあります)。

また、設置場所があるのであれば、中古の業務用複合機が10万円程度で購入できるのでオススメです。

業務用複合機というとリースというイメージを持っている人も多いと思いますが、中古を購入してしまった方が割安になるケースが多いですし、メンテナンスもスポットで対応してもらえます。

スキャナーについては、高速スキャナーを用意しておくと、様々な資料や申請書類をデジタル化して保存できるため便利です。

各種オフィス用品

当然ですが、その他にも、デスク、椅子、書類の収納庫(鍵付きのもの)、各種文房具類などは必要になります。

行政書士は書類を広げたりする機会も多いですし、モニターも複数設置したいところですので、デスクはスペースの許すかぎり広いものが良いです

最近のデスクは、奥行きが狭いデスクが多いです。奥行が狭いとPCの前に書類を広げることができないため、業務効率が下がってしまいます。デスクの奥行は70cm以上あるものが好ましいです。

また、特に腰痛がある方は、椅子に少しお金をかけるのもオススメです。

デスク・椅子・書庫は新品で購入すると意外と値が張ります。中古でも綺麗にクリーニングしてあるものが、安価で手に入りますので、開業直後のコスト削減も考慮して中古を検討されてみてはいかがでしょうか。

名刺

これも当然なのですが、最低限名刺は用意しておきたいところです。

デザインなどは経営やブランディングの方針によって決まってきますので人それぞれですが、あまりペラペラの薄い用紙を使うと、マイナスの印象を与えやすいので避けた方が無難です。

行政書士としての一般的な名刺のほかに、主力に据える業務に特化させた名刺も用意しておくと、他士業の人などと名刺交換する際に強い印象を残しやすくなるのでは。

まとめ

もちろん他にもあった方が良いものはありますが、最低限上記に挙げたものは用意する必要があります。

行政書士事務所開業に必須なオフィスについては「行政書士のオフィス選び」で詳しく解説しています。

ジェノモスとしては、上記の他に「行政書士にはホームページが必須!」と言い切ってしまいたいところですが、ホームページを使わずに集客している行政書士事務所もあります。「絶対に無いとダメ」というわけではありません。

ただし、ホームページは上手に活用すれば非常に強力な集客ツールになりますので、どこで開業するにしても、何の業務を取り扱うにしても、しっかりと計画を練ってホームページを活用することを強くオススメします。

Genomos

「効果的なホームページの作り方や育て方がわからない」「誰にホームページ制作を依頼すべきか悩む」など、ホームページについて悩みや不安を持っている行政書士は多いです。

ウェブから集客して事務所運営を軌道に乗せたいとの思いにつけ込まれ、行政書士の実務に詳しくないホームページ制作業者に多額の費用を支払った挙げ句、集客できない、育てる仕組みが無い、解約したらホームページ閉鎖に留まらず追加の費用まで請求されるといった事態に陥り、ウェブ活用に否定的になってしまう行政書士をこれまで多く目にしてきました。

Genomos(ジェノモス)は、そんな状況を何とか改善したいと、Webサイト制作会社代表(元行政書士)と現役の行政書士法人代表で立ち上げた、行政書士事務所専門のウェブと経営のコンサルティングサービスです。

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