書類作成やメールなど、行政書士業務にはパソコン・PCが欠かせません。行政書士事務所として、業務効率化を図るためにはどのようなPC環境が適しているのでしょうか。
PC本体の性能について
申請のための書類作成や顧客とのメールのやり取りのような、ごく一般的な事務作業であれば、グラフィック性能に関してはほぼ気にする必要はありません。
PCに搭載されるCPUやメモリといった点もそれほど問題になることはないため、事務所用に使うために性能の高いPCを揃える必要もありません。
CPUやメモリといってもよくわからない方も多いと思いますので、非常にざっくりしたPCの価格的な基準で言えば、現行のモデルで、デスクトップであれば7万円～、ノートであれば10万円～のモデルであればほぼ問題なく使用できるのではないでしょうか。
ただし、一般的な行政書士の書類作成に加えて、たとえば営業用に「動画編集をしたい」「グラフィックソフトをストレスなく使いたい」といった要望があれば、それに適したスペックのPCが必要になってきますので、予算は20万円～というレベルになってきます。
また業務効率を考えた場合、本体内蔵のメディアはHDDではなくSSDのほうが、作業や保存が格段に高速になるため有利です。
モニターについて
事務所での書類作成用途で言えば、PC本体の性能よりもモニターの方が重要です。
もし可能なら、ある程度の大きさのモニターを2台以上、もしくはウルトラワイドモニターと呼ばれるような、一般的なモニターより横長のモニターを1台以上が望ましいです。
https://www.lg.com/jp/21-9-ultra-wide-monitors
モニターの表示スペースが大きいと、参考資料と書類作成ソフトを左右に並べて、同時に見ながら作業できます。これができると、作業効率に非常に大きな影響を与えます。
参考までに一例を紹介しますと、24インチモニターを3台設置して、1つにはチャットやカレンダーなどを開いた状態のブラウザ、1つには参考資料、1つには書類作成ソフトという構成で作業をすると非常に作業効率が良いです。
モニター自体は安いものでも構わないのですが、EIZOなどの高級モニターですと、発色もきれいで目の疲れも少ないのでメリットも大きく、これから導入するなら多少金額が高くてもオススメです。
https://www.eizo.co.jp/products/lcd/ev2457/
行政書士の持ち運び用PCについて
最近ではWi-Fi環境も整備され、テザリングも手軽に利用できるようになっているため、打ち合わせなどにノートPCを持参する人も増えています。
用途としてはメールチェック、インターネット、資料提示などが主になると思いますので、あまりPCの性能面を気にする必要はありません。しかし、頻繁に持ち運ぶことになるため、あまり重いものは避けた方が無難です。
人にもよりますが、一般に1kg以下のものであればほぼ持ち運びにストレスを感じることはなく、2kgを超えるようだと持ち運ぶのが現実的には困難になってくるのではないでしょうか。
また、持ち運び用のノートPCをメインPCとしても兼用して、事務所にいるときにはモニターに接続して使用し、外出の際には取り外して持ち出すという使い方も可能です。実際、そのような使い方をしている行政書士も増えています。
その場合には性能と軽量さを両立させたいという要望が出てくるので、予算的には20万円程度は考えておいた方がよいでしょう。
まとめ
いずれにしても行政書士の仕事というのは、そのほとんどでPCを使用することになります。節約を重視するというよりは、少しお金をかけてでも良いものを用意すると、作業効率が向上するのでオススメです。
遅いPCを無理に使っていると、そのぶん書類作成や事務作業に時間が取られることから、営業のための時間を確保することが難しくなります。
またモニターを複数設置したり、仕事で使う書類を広げる作業スペースの確保という意味では、行政書士業務のためのデスクは、スペースが許す範囲内で、なるべく大きなものを用意するほうがよいです。
「行政書士のPC選び：番外編」ではジェノモスメンバーが使用しているパソコンを紹介していますので、もしよければ参考にしてみてください。
