Q.行政書士です。ホームページからも業務を受任したいと考えて、ホームページを開設したはいいものの、業務が忙しいのもあってなかなか記事を更新する時間が取れません。記事を書く時間を確保するための良い方法はありませんか？
A.ホームページ用の記事を書くための時間を、先にスケジュールにしっかり組み込んで、予定を空けておきましょう
「記事を書く時間がない」というのは、Genomosでご相談やコンサルティングを行う際にも頻繁に耳にする、いわば行政書士のホームページに関する永遠のテーマといっても過言ではないかもしれません。
記事を書くためのスケジュールを確保する
ホームページ用の記事を更新する時間の確保について、これまでにいろいろな方法・工夫をされる行政書士さんを見てきましたが、もっとも効果的だと思われるのは、もっとも当たり前の方法に思えるかもしれませんが「記事を書くための時間を先にしっかり確保しておく」になります。
- 「暇ができたら記事を書こう」
- 「この業務が一段落したら記事を書こう」
- 「今日の仕事をすべて片付けたら記事を書こう｝
このマインドでは、いつまでたっても記事を書く時間は訪れません。そうではなくて、手帳やカレンダーなどを開いて、まだ予定の入っていない日に数時間程度の時間をあらかじめ確保しておく。「この時間は記事を書くことに専念する」というように、発想を逆転させないと記事をコンスタントに増やしていくことはなかなか難しいです。
もちろん、中には朝から夜遅くまで働いた後、帰宅して深夜付近から記事作成に取りかかるにも関わらず２日に１本のペースで公開していく猛者な行政書士さんもいらっしゃいますが（笑）、そういった方はかなり稀なので、真似しようと思ってもなかなかできるものではないと思います。
集中を切らすものを遠ざける
先にホームページの記事を書くためのスケジュールを確保しても、その時間内にメールが届いたり電話が鳴ってしまうと記事原稿に集中することができず、結局いつもと同じ事務作業や業務進行が始まってしまいます。
そうならないためには、確保した記事更新用の時間はメールがすぐ目につかない環境、電話が気にならない環境を構築する必要があります。
いまはスマートフォンに様々なモードが用意されていて、おやすみモードや集中モードなどに切り替えることで電話やメールの通知を無くす（減らす）こともできるので、この仕組みを用いて集中できる環境を作っている行政書士さんもいらっしゃいます。
また、事務所に行ってしまうと「昨日、途中だった作業をひとまず片付けておかないと」と日常ルーティンに戻ってしまい記事更新の時間が消失する危険が非常に高いので、事務所に行く前に、喫茶店やファミレスに入って記事執筆を完了させるタイプの人もいらっしゃいます。
自宅事務所の行政書士さんも、事務作業する部屋で記事原稿を書こうと思っても、つい家事など別のことが気になって作業を中断してしまうというケースも多いようで、その場合はやはり自宅から外に出て、喫茶店などで記事を書くという方法をとられていることもあります。
（疲れた状態では記事更新の難度が上がってしまうので、できるだけ朝や午前中など、まだ疲労が蓄積していない時間帯にスケジュールを確保するほうがよいでしょう）
確保したスケジュールは記事内容を考える時間に使わない
さて、記事を書くためのスケジュールをあらかじめ確保する習慣を作ったとしても、その時間が訪れてから「えーと、何の記事を書こうかな」と考えるのでは時間が足りなくなってしまいます。
また、これは経験のある行政書士さんも多いと思いますが、パソコンの前に座って記事のネタを捻出しようとしても、なかなか思い浮かばないものです。
記事の内容は確保した記事更新のための時間ではなく、日々の業務時間や移動時間に「ついでに」行うほうがよいです。
お客さまとの相談をしていて（または同業者さんと話していて）、ふと「これって記事のネタになるかも」と思ったら、相談後すぐメモしておく。記事ネタは、その場ですぐメモする習慣をつけておかないと、霧散して後から思い出そうと思ってもなかなかできません。
そして、電車や車の移動中に、思いついたネタをどういう順番で文章化していくとホームページ訪問者に伝えやすいのか想像しておく。
記事を更新するために確保した時間内は、記事執筆に専念する状況を可能な限り確保できるように、記事ネタの考案や文章の流れなどは、それ以外の時間でアンテナを張りつつ「ついでに」考えておきましょう。
記事を書くことは自分の分身をウェブ上に作り上げること
冒頭の質問で「ホームページからも業務を受任したいと考えて」とありましたが、ホームページから業務を受任しようと思った場合、そのホームページに自分の分身を作り上げるイメージで取り組むと効果的です。
ホームページを、実際の事務所を宣伝する単なるチラシやパンフレット的に捉えるのではなく、自分の分身があたかも接客応対してくれているかのように、ホームページの訪問者を手厚くフォローする「WEB上の行政書士事務所」とする。それが継続的な業務受任につながるとGenomosは考えます。
自分の分身のように接客応対してくれる記事を作ること、WEB上に新たな行政書士事務所を作り上げることは、短時間にササッと終わらせられる作業ではありません。
だからこそ、スケジュールにそのための時間をあらかじめ確保しておき、その時間内は記事更新というWEB事務所の拡充作業に集中する必要があります。
「なかなか記事を書く時間が無くて……」という行政書士さんは、このページで触れたように発想を転換して、まずは「記事を書くための時間を先に確保する」「集中を切らす要素を無くす（執筆に専念する環境を作る）」工夫を取り入れてみてください。
